Buchungs- & Terminsysteme

Wenn Ihre Terminvergabe einfach ist, sollten Sie genau das tun, und wir sagen Ihnen das auch. Fertige Werkzeuge stoßen an drei Stellen an Grenzen: bei Regeln, die sie nicht abbilden können, bei monatlichen Kosten, die mit jedem Mitarbeiter steigen, und bei Portalen, die zwischen Sie und Ihre Kunden treten und Vermittlungsgebühren nehmen. Ein eigenes System kostet einmalig mehr und danach fast nichts, und Ihre Kundendaten bleiben bei Ihnen.

Ja, und das ist der Punkt, der Ihnen am meisten Telefonzeit spart. Jede Bestätigung enthält einen persönlichen Link, über den Kunden ihren Termin verschieben oder absagen können. Sie legen die Fristen fest, etwa bis 24 Stunden vorher kostenfrei. Wird ein Termin frei, kann das System ihn automatisch wieder anbieten oder Wartende benachrichtigen.

Gesundheitsdaten sind nach Artikel 9 DSGVO besonders geschützt, deshalb behandeln wir sie getrennt vom übrigen Buchungsvorgang. Praktisch heißt das: verschlüsselte Übertragung und Speicherung, Hosting ausschließlich in der EU, Zugriff nur für Personen mit entsprechender Rolle, protokollierte Zugriffe und automatische Löschfristen. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag stellen wir bereit. Bei Praxen stimmen wir das Vorgehen vorab mit Ihrem Datenschutzbeauftragten ab.

In den meisten Fällen ja. Das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz nennt Buchungs- und Kundenportale ausdrücklich, wenn sie Verbrauchern angeboten werden. Reine B2B-Angebote fallen meist nicht darunter. Ausgenommen sind Kleinstunternehmen mit weniger als zehn Beschäftigten und höchstens 2 Mio. € Jahresumsatz oder Jahresbilanzsumme. Bei Verstößen drohen Bußgelder bis 100.000 €. Alles, was wir bauen, entwickeln wir ohne Aufpreis nach WCAG 2.2 AA, dem Standard, auf den sich das Gesetz stützt.

In der Regel vier bis acht Wochen vom Auftrag bis zum Start. Den Ausschlag geben vor allem die Zahl der Terminarten, Kalender und Buchungsregeln, ob Zahlungen oder Anzahlungen dazugehören und welche Systeme angebunden werden, etwa Ihr Kalender oder Ihre Praxissoftware. Einen verbindlichen Zeitplan erhalten Sie zusammen mit dem Festpreisangebot. Wenn Sie einen festen Starttermin haben, zum Beispiel eine Neueröffnung, planen wir rückwärts von diesem Datum.

Neben dem Betrieb des Systems fallen nur Gebühren an, die Dritte pro Nutzung berechnen: SMS-Anbieter für Erinnerungen per SMS und Zahlungsdienstleister für Anzahlungen oder Online-Zahlungen. Diese Dienste laufen über ein eigenes Konto Ihres Unternehmens, die Anbieter rechnen also direkt mit Ihnen ab, und wir übernehmen die Anbindung an Ihr Buchungssystem. Wie hoch die laufenden Kosten in Ihrem Fall ungefähr sind, hängt von der Zahl der Buchungen ab. Wir rechnen sie Ihnen vor dem Start mit Ihren erwarteten Zahlen durch, damit keine Überraschung entsteht.